Cuando en una pyme se piensa en ofrecer formación a los trabajadores, ha de saberse bien qué sectores o qué trabajadores son los más adecuados para esa tarea ya que no todos podrán hacerlo.

Para eso se utilizan los inventarios de formación que son una especie de esquema donde se recogen los datos importantes de aquellas necesidades formativas.

La finalidad de los inventarios es establecer las necesidades que en orden a la formación tiene en cada período una empresa determinada. Normalmente es la dirección de Personal la encargada de establecer dichas necesidades aunque, si no se tiene, siempre podría ser el propio jefe de la pyme quien lo determine.

Para que la formación sea efectiva y esté adecuadamente dirigida se precisa de un análisis cuidadoso y profundo de la realidad existente, hecho de forma sistemática y continuada y por los períodos que se estimen convenientes, por ejemplo, ejercicios manuales.

En base a este análisis podemos indicar una triple vertiente de observación:

• Análisis de la organización, con el fin de precisar en qué sectores de la misma debe realizarse el entrenamiento.
• Análisis de las funciones de cada puesto, con el fin de establecer el contenido de la formación, para desarrollar las funciones correspondientes a cada empleado, de manera efectiva.
• Análisis de los trabajadores, para determinar qué habilidades, aptitudes y conocimientos hay que desarrollar en cada uno, con el fin de asegurar el  cumplimiento de sus funciones adecuadamente.

El inventario debe contener como mínimo lo siguiente:

• Nombre de la sección y de su responsable.
• Misión o cometido de la sección.
• Organigrama «de hecho», es decir, el que realmente funciona, con especificación de sus relaciones efectivas, la dependencia y los cauces de  comunicación.
• Especificación de los problemas con que se encuentra la selección (mala calidad, poca producción, mucha accidentalidad, mal «clima», etc.)
• Nombres de los componentes.
• Categoría de cada uno.
• Edad.
• Antigüedad en la empresa.
• Antigüedad en el puesto.
• Formación (primaria, bachiller, oficialía, universidad, etc.).
• Puntuación de cada trabajador según la valoración por el mérito.
• Eficiencia global, según calificación de su supervisor.
• Sueldo.
• Fecha del último aumento.
• Sustituto o sustitutos, si están designados.
• Formación requerida para el puesto.