Papeleo en las empresas, consejos para ayudarte


Si llevas una empresa sabes que hoy día muchas cosas son por internet y que el papeleo se ha reducido. Pero la verdad es que aún hay papeleo que hacer en las empresas y quizás sea porque nos gusta más que todo vaya informatizado, o por otra cosa, pero, ¿cuidamos bien el papeleo?

Como sabes, los papeles han de guardarse al menos 5 años para tener una prueba fehaciente en caso de que sea necesaria. Sin embargo, son muchos los que piensan que no se necesita, y cuando en realidad sí lo necesitan, acaban finalmente pensando en por qué no los guardaron.

Consejos para ayudarte a mantener el orden en el papeleo hay muchos. Desde el gestionar el papeleo desde el momento en que entra para no dejarlo acumulado y que después no lo encuentres, o te de pereza ponerte con él y así falles a la hora de llevar al día los plazos; hasta ideas novedosas y creativas.

Una idea novedosa, que además te permite tener una prueba en caso de que el papel se extravíe, se borre o cualquier otro inconveniente, es el de escanear el documento nada más llegar a tus manos y almacenarlo en el ordenador. Esto te ayudará a que, si se pierde el documento, lo tengas en el ordenador y con ello una prueba.

Otra idea puede ser la de organizar carpetas por años (o ficheros) donde ir guardando todo tipo de papeleo, o diferenciarlo por asuntos. Como hay que guardarlo al menos 5 años necesitarás un mueble o una estantería pero sí te digo que eso es bastante cómodo porque si en algún momento lo necesitas solo tendrás que ir a ese archivo del año para poder encontrar el documento en poco tiempo.

Ten en cuenta también los documentos que te vengan online (es decir, a los correos de la empresa) y los documentos en papel. No te digo de imprimirlo porque sería atentar contra el medio ambiente, pero sí poner referencias a documentos que puedes tener en el ordenador.

De esta manera seguro que consigues tenerlo todo bien organizado. ¿Verdad?

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