Una vez seleccionado el trabajador que hemos decidido contratar el siguiente paso, aunque ya lo hemos visto brevemente en un artículo anterior, es el de acogerlo e integrarlo en la empresa.

Aunque pueda parecer que acoger e integrar son dos palabras iguales, lo cierno es que no es así y hay claras diferencias entre ambas por lo que, en cualquier pyme, o empresa en general, tienen que tener en cuenta las acciones que se le van a requerir en estos casos.

La acogida se ocupará de los aspectos funcionales que permitirán mejorar los procesos de información y bienestar; es decir, se ocupará de enseñarle las instalaciones, historia de la empresa, puesto de trabajo que va a realizar, actividades, etc.

Por su parte, la integración se ocupará de los aspectos que mejoran los procesos de adquisición cultural y socialización en el nuevo entorno afectivo y social. Cada empresa tiene normas, reglas, costumbres,… distintas y hay que aprenderlas.

Acogida

Para una buena estrategia de acogida hay que:

• Toma de contacto con la persona seleccionada. Darle la enhorabuena y citarle para una entrevista de bienvenida que hemos de realizar nosotros. En esta entrevista tendremos que explicarle cómo fue el proceso de selección (tras haberle felicitado por haber sido seleccionado).
• En este primer día, lo ideal es que le entregáramos el contrato para leerlo y firmarlo aunque esto no se suele hacer y siempre se lo entregan después. Se debe tener el contrato preparado desde el primer día.
• También hay que entregarle la documentación, ropa de trabajo, herramientas,… para realizar su trabajo.
• Hay que darle el manual de acogida que debe contener: Misión, visión y cultura; Historia y evolución de la empresa; Organigrama y plantilla; Procedimientos administrativos de personas; Normas generales de seguridad e higiene; Prácticas generales de aseguramiento de la calidad; Otras informaciones de tipo práctico, teléfonos internos, representantes sindicales, horarios, turnos,…; Convenio; Reglamento de régimen interno.

Este manual es poco costoso y además tiene unos efectos muy importantes positivos para la imagen que lleve el trabajador en la empresa. No es lo mismo que se lo demos el primer día que sí lo leerá, a que se lo demos más tarde que no se lo leerá.

• Entrevista con la dirección. Tras la primera entrevista con nosotros (los seleccionadores) deberá tener una entrevista con la dirección. Se trata de informarle de aspectos más técnicos del puesto.
• Visita a las instalaciones. Lo ideal es que la visita la haga junto con el director para que la percepción del resto de los trabajadores sobre el nuevo sea buena. También es conveniente ir presentándole a los trabajadores con los que se va a relacionar. De esta forma, la percepción del nuevo sería positiva.

Integración

Los siguientes días tendríamos que planificar los procesos de integración:

• Preparar la integración.
• Programar acciones de formación inicial, en función de las carencias del candidato.
• Establecer los controles a llevar a cabo, este periodo de integración está relacionado con el periodo de prueba.
• Periodo de prueba.
• Evaluación empresa-trabajador, trabajador-empresa. Hay que establecer varios controles para comprobar si el trabajador se adapta bien y realiza bien su trabajo. Los controles pueden ser de formación, con test, cuestionarios,…; conducta,… Para hacer los controles hay que hacer un listado de las cosas que ha de saber el trabajador para luego poder controlarlo.
• También hay que establecer quién va a hacer esos controles. Al finalizar el periodo de prueba, se establece otra evaluación y hay que elaborar un informe donde aparezca la capacidad profesional, la conducta, el rendimiento,… Esto ha de realizarlo el supervisor inmediato del trabajador de manera que éste se implique en la selección del candidato, ha de estar de acuerdo y aprobar al candidato.

Una vez transcurrido el periodo de prueba y el jefe inmediato ha aprobado al candidato, y éste se ha amoldado bien hay que hacer otra entrevista final para hablar con el candidato, preguntarle si desea continuar en la empresa y expresarle nuestros deseos de que continúe, en esta entrevista.

• Hay que establecer un contrato psicológico en el que las partes se comprometen a seguir comportándose como en el periodo de prueba, en el que ambas estaban conformes.

• Una vez terminada la selección, sería conveniente realizar una evaluación final acerca de todo el proceso de selección. Esto se hace para saber si la elección del trabajador ha sido la adecuada o si nos hemos olvidado de algo importante que tendríamos que haber tenido en cuenta.  Para ello hay que hacer una entrevista con el responsable jerárquico para que nos de su opinión; también debemos tener una entrevista con el seleccionado para saber si se ha adaptado bien al puesto, si ha tenido problemas, etc.

De esta manera también tendremos que evaluar el proceso en general, desde que comenzamos a buscar candidato hasta que éste está trabajando (para saber el tiempo que hemos tardado, si ha sido el método adecuado, etc.).

Imagina que finalmente has conseguido que tu pyme vaya lo mejor que puede, incluso más, y que encima de todo puedes permitirte el lujo de contratar a alguien más aparte de los trabajadores que puedes tener (porque hay mucho trabajo, porque quieres hacer menos trabajo tú, etc. la razón no es tan importante en este caso). Ahora imagina que ese trabajador llega el primer día. ¿Qué hacer?

Los sistemas de acogida en las empresas en general, al menos en España, no son tan buenos como en otros países. Lo más normal es que a ese trabajador le enseñes el lugar al completo y le vayas comentando acerca de la empresa y de los trabajadores que irá conociendo en la visita de tal manera que pueda relacionarse con ellos.

Sin embargo, aquí acaba todo, eso es lo máximo que uno hace cuando, en realidad, ese trabajador no está integrado. Es cierto que muchas veces depende del trabajador integrarse ya que ha de ser quien de el primer paso y se acerque a los otros trabajadores pero en cuanto a su trabajo, ¿de veras piensas que puede hacer su trabajo explicándole sólo por encima lo que tiene que hacer? La mayoría de las veces los primeros días te toca un trabajador experimentado para que te sirva de guía pero, si éste el primer día empieza a decirte cosas del tipo “no hagas mal tu trabajo, que después me echan la bronca a mí“, o “ten cuidado con el dinero porque, si te equivocas, le estás robando a la empresa“, pues la verdad, muy motivado no vas al trabajo y si eso se produce todos los días entonces el trabajador acabará abandonando el puesto.

Algunas empresas, con el fin de que todos los trabajadores estén a la misma altura y conozcan todo lo que han de conocer de la empresa (al margen de que hayan llegado hace unas horas o hace varios años) elaboran un manual de acogida donde se recogen aspectos importantes de la empresa y de los trabajadores.

Aún así, en cuanto a las relaciones con otros en las pymes pues puedes encontrarte muchos aspectos, desde los buenos compañeros a aquellos que quieren sólo fastidiarte porque eres la novedad.

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Supongo que si tienes una pyme y varios trabajadores a tu cargo, si han estado de vacaciones y ya han vuelto de las mismas, habrás notado que van más animados a trabajar, que no es como otros años en los que veías que les costaba arrancar y organizarse de nuevo en el trabajo (la mayoría de las veces debido a que nuestra mente quiere seguir estando de vacaciones y nosotros nos obligamos a trabajar).

Esto es debido a la crisis (si, hasta la crisis es capaz de hacer esto hoy en día). Y es que la crisis, responsable de los miles de despidos que ha habido en los últimos meses y que seguirá habiendo durante los siguientes meses tal y como va la economía hoy en día, hace que los que aún conservan un trabajo se sientan dichosos de trabajar y de seguir ganando un sueldo a final de mes (es decir, que están contentos por tener un trabajo aunque por supuesto el miedo a perderlo sigue ahí).

Ese es principalmente el motivo por el que este año la vuelta al trabajo después de unas semanas de vacaciones han supuesto un cambio en la mente de las personas al considerar un lujo seguir manteniendo el trabajo, algo que no todos pueden tener.

También la vuelta al trabajo, para muchos, supone una vía de escape de las vacaciones (que no todos se lo pasan tan bien como pensamos) y es que a veces los niños dan mucho más trabajo que un “trabajo” propiamente dicho.

Volver al trabajo más animados y contentos puede repercutir, y mucho, en el trabajo puesto que con ello se consigue organizarse más rápido, ser más eficiente y, sobre todo, motivar más a otros trabajadores así como a los clientes ya que, empleado contento, cliente feliz, o algo así.

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Por virus no nos estamos refiriendo en esta ocasión a las enfermedades que pueden tener los trabajadores y que hacen que las personas no vayan a trabajar unos días para recuperar la salud sino a los virus e infecciones informáticas que todas las empresas, hoy en día, pueden llegar a sufrir en sus ordenadores.

Y es que parece que no pero un virus en un ordenador que usas para trabajar todo el día es lo peor que puede pasarte porque ese día o días que no puedes trabajar con el mismo suponen doble trabajo una vez se recupera, y eso siempre y cuando se haya conseguido recuperar la información que había en el ordenador, que no siempre pasa.

Las empresas, al igual que los particulares, pueden sufrir infecciones de malware durante todo el año. Nunca se está exento de sufrirlas y es por eso que muchas empresas llegan a prohibir a sus trabajadores introducir documentos o navegar por internet para evitar que pueda entrar algún virus.

De las pymes mundiales, el 48% han sufrido en alguna ocasión infecciones que han llevado a un paro temporal en sus actividades (imagina una agencia de viajes, si no tiene ordenador no puede gestionar los vuelos, reservas y demás).

De los diferentes tipos de infecciones que se dan el principal foco suele ser el correo electrónico (ya que abrimos a veces sin darnos cuenta). También la utilización de los pendrive son una fuente de virus, seguidos de móviles, discos duros externos, dvd’s, reproductores mp3 y mp4, etc.

Que un ordenador sea infectado por virus puede suponer una pérdida a las pymes, no sólo en cuanto a trabajo, sino también a datos importantes (de ahí que sea importante guardar copias de seguridad al finalizar el día, siempre antes de apagar el ordenador porque muchos virus actúan una vez se apaga el ordenador).

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Si tu pyme te lo permite, es posible que hayas hecho una web para vender tus productos por internet (no todos los negocios son susceptibles de poder vender por internet, por ejemplo, una carpintería de madera podría anunciarse por internet pero no vender puesto que los muebles que hace la mayoría son por encargo y no es una cadena que vaya haciendo muebles iguales para vender, más que nada porque cada mueble sale diferente).

Esa web que has hecho, o tienda online, como se le suele llamar, lleva un sistema complicado del que no es el caso hablar en esta ocasión ahora mismo de él sino que quiero centrarte en algo muy importante que puede suponer el que tu tienda online tenga éxito o no: el método de pago de los productos.

Al principio, cuando internet comenzó a expandirse, las tiendas se creaban en internet y encontrabas cosas que jamás antes habrías podido encontrar en tu ciudad. El problema venía cuando, para comprar, sólo podías por tarjeta de crédito, lo que ya echaba para atrás a muchas personas que no compraban nada porque no se fiaban de dar el número de tarjeta por internet.

Hoy en día existen varios métodos de pago aunque no en todas las tiendas están establecidos (para perjuicio de ellas, la verdad). Los más generalizados son:

• Pago por tarjeta (en algunas tiendas sólo dan esta forma de pago). Es la más conocida pero también la que menos gusta. De hecho en mi caso he declinado pedir productos en tiendas online que sólo me ofrecían ese sistema de pago.
• Contrareembolso. También se utiliza mucho por los usuarios y es una forma de, si no conoces la empresa a la que vas a comprar, asegurarte de que el producto te llega antes de dar el dinero.
• Transferencias bancarias. Esta implica tener que ir a un banco a pagar pero, aún así, es más segura por los mismos motivos que la anterior.
• Paypal. En mi opinión, y sabiendo lo importante y rápido que es Paypal, considero que una empresa ha de tener esta forma de pago obligatoriamente porque el proceso es rápido y es como si pagaras con más seguridad (lo que quiere decir que el cliente se siente más satisfecho al saber que, casi el mismo día en el que paga, su paquete será enviado).

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La realidad hoy en día no es otra que “paro”. Tanto los trabajadores del régimen general como los trabajadores del RETA (los autónomos) están en paro y son muchos los que se vuelven locos para intentar llegar a fin de mes y poder hacer algo con el poco dinero que tienen.

Sin embargo, en cuanto a los trabajadores autónomos, que son los que peor lo están pasando, poco a poco van saliendo ayudas que pueden servirles mientras la crisis se intenta solventar (aunque lo cierto es que esas ayudas a veces no llegan a los que verdaderamente lo necesitan).

En este caso nos trasladamos hasta Baleares para saber que la Consellería de Turismo y trabajo ha abierto 3 líneas de ayudas a personas en paro que durante el 2010 optaron por convertirse en trabajadores autónomos.

La primera línea ofrece 5000 euros por persona a aquellos autónomos que estén dados de alta y anteriormente hayan estado desempleados y sean demandantes de empleo figurando en el SOIB. Serán 10000 euros si la persona tiene entre 30 y 45 años, si es mujer sin ocupación remunerada anterior y responsable de familias monoparentales, discapacitados o mujeres víctimas de violencia machista.

La segunda línea nos ofrece una subvención para asistencia técnica y formación del 4% de los intereses que generen préstamos solicitados para llevar a cabo la actividad. Los máximos subvencionados serán de 3000 y 5000 euros.

La tercera línea se centra en subvencionar el 50% de las cuotas de la Seguridad Social de personas discapacitadas y que hayan recibido esta prestación por desocupación y se hayan constituido como autónomos.

Como requisito indispensable para poder optar a esta ayuda es que la persona haya estado de autónomo entre el 1 de Septiembre de 2009 y el 31 de Julio de 2010 y haber estado en situación de desempleo y figurar como demandantes de empleo en el SOIB.

Para más información puedes visitar la página oficial.

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Hace unos años, cuando trabajabas en una pyme, dependiendo de la que fuera, por supuesto, tenías la posibilidad de tener vehículo de empresa, es decir, un vehículo corporativo que te servía para hacer los viajes que tuvieras programados o de repartir mercancía con el coche de empresa.

Sin embargo, tras la crisis, e incluso algo antes, los vehículos de empresa comenzaron a ser escasos en las pymes, normalmente como medidas para reducir los costes de la empresa por las caídas en las ventas o en los ingresos que se tenían.

Según los datos que se barajan, sólo el 1% de las pymes llega a utilizar el vehículo corporativo (y que esté a disposición de los trabajadores). Esto se diferencia bastante de las empresas europeas quienes aún mantienen el coche de empresa para los trabajadores (de hecho para ellos es como si fuera suyo, no un préstamo para hacer su trabajo).

De esta manera la actualidad en cuanto a vehículos de empresa es que el 48% de las empresas han recortado sus gastos en los coches de empresa (has de tener en cuenta que los coches no son sólo el dinero que tienes que dar al comprarlo sino que necesitan de un mantenimiento y una gasolina (o gasoil) para funcionar de modo que es un dinero mensual constante que también hace mella en los presupuestos de las empresas).

Los coches de empresa normalmente son elegidos por los propios administradores de la empresa si bien hay un 11 % de las empresas que permiten que los trabajadores sean quienes escojan el coche (dentro de un presupuesto) en según qué trabajos y, un 6%, el modelo que quieran.

Bajo convenio colectivo los coches de empresa también pueden ser una forma de gratificación de los trabajadores (una remuneración en especie, por así decirlo) aunque sólo en las pymes fuertes se puede encontrar este tipo de concesión.

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Hoy en día la mayoría de las empresas de España, sobre todo aquellas que están situadas en las principales ciudades más importantes de España (Sevilla, Barcelona, Madrid, etc.) tienen presencia en internet a través de sus páginas web donde se detallan los servicios o productos que llevan a cabo, una forma de contactar con ellos, etc.

Sin embargo, de un tiempo a esta parte el tener una página web ya no es lo único que hay que tener para tener éxito en internet sino que ahora también se requiere de un blog corporativo para así dirigirse a sus clientes de manera directa o informarles de sus últimas novedades y servicios, algo que en las páginas web no es tan fácil de hacer (debido a que los blogs, al utilizar un sistema, en la mayoría de los casos, wordpress, es mucho más sencillo y rápido de actualizar todo lo que quieras).

A pesar de esto, la realidad, que muchas veces difiere de lo que se puede pensar en un primer momento, es que más del 70% de las empresas españolas aún no dispone de un blog corporativo. Eso hace que el objetivo de acercarse al cliente no se cumpla. Como seguro que sabrás, cuando se tiene un blog la comunicación con las personas se hace más fluída, es como si nos llamara la atención, como si fuera un canal de comunicación (tanto como el teléfono o el correo electrónico) porque sabemos que nos van a responder o, al menos, van a llegar nuestros mensajes.

Con las redes sociales ocurre algo parecido, si bien el porcentaje llega a ser mayor (algo que no se entiende con todas las críticas que están teniendo las redes sociales últimamente). Según el índice SoMeS el 60% de las empresas utiliza Facebook como el medio por excelencia para sentirse cerca de sus clientes y provocar comentarios positivos sobre sus productos. Junto a éste tenemos a Twitter con su microblogging (pequeños post en Twitter con el mismo objetivo que en Facebook).

Medidas para las pymes hay muchas, que funcionen, pocas, y a las cuales poder optar menos todavía porque, aunque sabemos que hay muchas ayudas, que éstas pueden ayudar a tu pyme, lo cierto es que es difícil conseguir que la ayuda sea aceptada y también hacer frente, no sólo a los requisitos que imponen, sino a las condiciones para devolver, en caso de devolución, el dinero.

Uno de los servicios que ha salido recientemente ha sido el UTE INVATE Cheque Gestión 2010, un servicio para facilitar a las pymes unos asesores especializados en apoyo externo para asesorar, ayudar, en las distintas áreas de una empresa.

En definitiva, se trata de un servicio por el cual se permita la colaboración de otra persona para lograr, a través de ideas objetivas de una persona ajena a la empresa (que a veces no nos damos cuenta de un problema hasta que miramos desde otro enfoque) que la pyme siga adelante e incluso avance.

En las áreas en las que se supone que va a llevarse a cabo esta actuación están:

• Planes de innovación. Es decir, si hay que cambiar algo o qué se puede hacer para mejorar.
• Nuevos métodos de gestión. En cuanto al rendimiento, sobre todo.
• Estrategias novedosas de financiación. Préstamos, subvenciones, otras formas de financiación.
• Métodos de comercialización
• Nuevos canales de venta. A veces un canal de venta no es sólo la tienda donde está la pyme, hoy en día internet también es un canal de venta.
• Estudios de nuevas oportunidades de expansión internacional. Esto dependerá mucho de la pyme que sea ya que unas sí podrán pensar en expandirse pero otras no.

Estas ayudas se darán en Valencia ya que están dirigidas en estos momentos por la Fundación Instituto Valenciano de Tecnología. Por ahora el plazo de presentación para hacer uso de este servicio finaliza el próximo 13 de septiembre.

A la hora de dirigir una pyme o una micropyme sabes que, en algún momento, tendrás que tener trabajadores, si no los tienes ya y el trato de éstos puede determinar el trabajo en sí, es decir, que si se les trata bien, como a iguales, podemos lograr que la empresa avance mucho más rápido que si los tratamos como meros trabajadores.

Para dirigir una empresa no necesitamos mucho pero algo de lo que no podemos prescindir es del liderazgo, es decir, que, al margen de ser compañeros de trabajo, amigos, etc. también somos jefes y necesitamos, a veces, tomar decisiones duras, que hacen que la empresa avance, siempre y cuando éstas sean adecuadas.

Con esto quiero decir que no es que debas ser amigo de tus trabajadores sino que debes ser un buen líder, alguien con unos ideales y un objetivo a cumplir, implicando a tus propios trabajadores, algo que, hoy en día, es muy difícil de encontrar porque las personas tendemos a ser individualistas.

En base a esto decir que hay un número determinado de líderes sería absurdo. Cada uno puede crear un líder que le sirve para dirigir su empresa, en base a su experiencia y a lo que necesita su pyme. Sin embargo, lo que sí podemos es darte varios tipos de líderes que vas a encontrar y que pueden ser tres grandes bloques.

Líder supervisor: Este tipo de líder es aquel que no llega a fiarse de los trabajadores y siempre está en continua vigilancia para ver lo que hacen. Este líder lo hace todo, es decir, dice lo que hay que hacer, cómo hacerlo, en cuánto tiempo y supervisa que sus órdenes se cumplen. Es alguien que reprime los conflictos puesto que, al darle todo hecho, no tiene que haber lugar a dudas en el trabajo que ha de desempeñar.

Líder participativo: Este líder es algo más abierto. No organiza el trabajo de los trabajadores pero sí participa en el mismo viendo la evolución de los trabajadores, cómo trabajan, etc.

Líder ideal: Este líder podría llegar a ser el ideal de todo trabajador. Es una perosna que con sólo estar ahí ya genera confianza e inspira. No dice nada, sólo pide algo y son los trabajadores lo que han de ver cómo hacer ese trabajo; sólo observa, escucha las propuestas de todos, sean quienes sean y delega las tareas pero a la hora de responsabilizarse o de tomar iniciativa él es el máximo responsable.